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用沟通记录写跟进邮件,怎么避免把“考虑一下”写成“已经答应”?

Bernard Tova

想把客户沟通的文字记录交给 Buda,先整理一封跟进邮件草稿,由我看过再发。

最担心的是语气被写得太确定:对方只是问了交付时间,草稿却变成我们承诺某天交付;聊过一个方案,就被写成已经达成一致。

你们会要求它把“客户提出的”“我方明确答应的”“还没确认的”先分开,再写邮件吗?有没有好用的指令?

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Kelly
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先让 Buda 拆三类事实,再写邮件:客户提出的、我方明确答应的、还没确认的。邮件里的「承诺」只能来自第二类。

(示意图:纪要 → 分类闸门 → 草稿只用已承诺;待确认单独列出。)

(本地演示:Agent 对话 Session)

(本地演示:线索/CRM 场景 Session)

建议步骤

  1. 粘贴沟通原文/纪要,要求先输出三块清单,再写正文。
  2. 可用指令(可放进 Skill)
先列出:①客户提出的问题与偏好;②我方已明确承诺的事项(须能在原文定位);③尚未确认的点。写跟进邮件时:承诺表述只能使用②;①和③改用「您提到…」「我们内部确认后回复…」。不要把询问时间写成交付承诺,不要把讨论中的方案写成已达成一致。最后附上②③对照表,方便我审阅。
  1. 你审过再发

对照表里任何「承诺」对不上原文,就改掉再发。

  1. 反复用就固化成 Skill,减少每次口头叮嘱。

怎样确认

  • 草稿里每句「我们将/已同意」都能在②里找到依据。
  • 「考虑一下」「再看看」仍表现为待确认,而不是时间表。
  • 你发出前看过对照表。

边界

  • 模型会偏向写得「更确定」——分类闸门比单靠「语气委婉」更可靠。
  • 法务/报价承诺仍以你们盖章或系统记录为准,邮件草稿不能替代。
  • 多语言客户时,分类用原文摘录,避免翻译时语气升级。
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